Préambule
Le présent règlement intérieur, établi en conformité avec les statuts de Coudes à coudes, est destiné à préciser et à compléter lesdits statuts dans tous les cas où cela s’avère nécessaire. Il développe les procédures et les protocoles utiles dans toutes les actions et les relations de l’association.
Une fois adopté, ce règlement intérieur est annexé aux statuts de l’association. Le présent règlement peut être modifié ou complété par le Conseil d’administration en fonction des nécessités de la vie de l’association. Ces modifications doivent être adoptées par le Conseil d’administration, la moitié plus un de ses membres étant présents ou représentés.
I – Membres
- Tout membre adhérent à jour de cotisation contribue à l’objet social de l’association et possède la qualité de membre actif.
- Des groupes locaux de membres peuvent proposer une candidature à la fonction de coordinateur local. Les candidatures sont examinées par le Bureau qui les soumet au Conseil d’administration.
- Des candidatures spontanées à la fonction de coordinateur local peuvent être examinées dans les mêmes conditions dans l’hypothèse où il n’y a pas de groupe local constitué.
- Les postulants à la fonction doivent être membres de l’association à la date de leur candidature.
- Une fois nommé, le coordinateur local doit respecter les dispositions de la « Charte des coordinateurs locaux ».
II – Organes de direction et de travail
1- Le Bureau
- Le Bureau est élu par le Conseil d’administration lors de la réunion qui suit immédiatement l’Assemblée générale, dans un délai maximum d’un mois.
- En dehors de la fonction de La Présidence, toutes les autres fonctions sont accessibles à tous les membres élus du Conseil d’administration.
- Le Bureau se réunit sur convocation de La Présidence au minimum une fois entre deux réunions du Conseil d’administration.
2- Le Conseil d’administration
a) Calendrier
Lors de la rentrée de septembre, le Conseil d’administration établit le calendrier des différentes réunions annuelles. Ce calendrier est publié sur le site internet.
A l’issue de chaque réunion, le Conseil d’administration définit les modalités de la convocation ainsi que le projet d’ordre du jour de la réunion suivante.
b) Présence
Tout administrateur absent physiquement ou non représenté à trois réunions consécutives recevra une lettre de La Présidence attirant son attention sur l’importance de sa présence et peut être invité à renoncer à ses fonctions. Il n’en perd pas pour autant sa qualité de membre de l’association.
c) Pouvoirs
Les pouvoirs ne sont pas transmissibles. Ils doivent être datés et signés. Le nombre de pouvoirs ne peut excéder le nombre de personnes présentes à la réunion sous peine de report de celle-ci. Il doit être fait mention publiquement des pouvoirs par La Présidence en début de séance. Les pouvoirs sont annexés au procès-verbal.
d) Tout coordinateur local peut assister au Conseil d’administration avec voix consultative s’il en informe La Présidence au moins une semaine à l’avance. L’association ne prend pas en charge les frais occasionnés par sa présence.
e) Remplacement
En cas de départ d’un ou plusieurs membres, le Conseil d’administration peut proposer à l’Assemblée générale de procéder à une réélection partielle.
f) Tout membre du Conseil d’administration peut rajouter des points supplémentaires à l’ordre du jour. Il en informe tous les membres 48h minimum avant la réunion.
g) Procès-verbal
Le procès-verbal n’est pas un simple relevé de décisions mais rend compte des délibérations et des prises de positions. Il est établi sous la responsabilité de La Présidence. Le texte soumis pour la première fois au Conseil d’administration porte la mention « Projet ». Le texte définitif après correction et approbation est envoyé dans un délai de quinze jours aux administrateurs ainsi qu’à tout adhérent en faisant la demande.
3- Groupes de travail
- Le Conseil d’administration peut décider à son initiative ou sur proposition du Bureau de constituer des groupes de travail.
- Le groupe de travail assure lui-même la diffusion de ses réflexions et de son action en direction de tous les membres de l’association.
III – Elections
1- Critères
Toutes les modalités de vote à tous les échelons de décision doivent répondre aux critères suivants :
- Toute décision doit être soumise à un vote, tout vote intervient après délibération
- Le vote à bulletin secret s’impose dès lors qu’il est demandé par un seul membre de l’instance concerné.
- Lors des élections aux différentes instances de l’association, aucune distinction ne peut être opérée entre les candidats.
2- Appel à candidatures
- Il est procédé pour toutes les élections à un appel de candidatures.
- Ces textes doivent être harmonisés dans leur présentation et leur longueur par les candidats eux-mêmes en fonction des normes fixées par le Conseil d’administration.
- Les candidatures sont communiquées aux électeurs sans commentaire ni orientation de vote.
3- Motions et résolutions
Les motions et les résolutions doivent être présentées par écrit.
Elles sont soumises au vote une par une.
IV – Documents
- Tout adhérent a accès aux documents et archives de l’association dans le respect du cadre législatif en vigueur et en particulier des règles édictées par la Commission Nationale Informatique et Libertés.
- Tout adhérent lors de son adhésion doit se voir remettre les documents fondateurs de l’association : statuts, règlement intérieur, la liste des membres fondateurs, des membres du Conseil d’administration et du Bureau.
- Les documents présentés dans les différentes instances de l’association doivent être formalisés et répertoriés. Ils doivent être précisément identifiés et datés.
- Tout document présenté sur initiative individuelle doit en porter clairement la mention.
- Les documents destinés au public doivent être approuvés par le Conseil d’administration.
V – Finances
1- Budget prévisionnel
- Le Conseil d’administration débat chaque année au dernier trimestre du budget prévisionnel de l’année suivante qui lui est proposé par La trésorerie en même temps que les premières estimations de dépenses pour l’année écoulée.
- La trésorerie donne en annexe du budget prévisionnelle détail des dépenses prises en charge par des tiers.
- Toute création de nouveau poste doit faire l’objet d’un chiffrage précis de son coût annuel et doit être approuvée par le Conseil d’administration.
2- Dons
Les dons d’une valeur significative sont portés à la connaissance du Conseil d’administration suivant qui peut les accepter ou les refuser.
3- Remboursements
- L’association prend à sa charge les frais de déplacement des administrateurs pour assister aux réunions du Conseil, du Bureau, des groupes de travail.
- Elle prend également en charge les frais de déplacement des coordinateurs locaux pour les réunions de coordinateurs.
- Elle prend à sa charge les frais de déplacement de toutes les personnes, adhérentes ou non, invitées à participer à des réunions dans le cadre de programme de travail approuvés par le Conseil d’administration.
- Les frais d’hôtel et de restauration peuvent faire l’objet d’une prise en charge dans la limite du barème proposé par La trésorerie et approuvé par le Conseil d’administration.
- Aucun remboursement de frais n’est effectué sans la présentation de justificatifs.
